ระบบลงทะเบียน และจัดการข้อมูลผู้มาติดต่อIVMS

Infotmation Visitor Management System

ระบบ IVMS เป็นระบบที่ใช้งานลงทะเบียนผู้มาติดต่อ สำหรับพื้นที่ที่ต้อง ลงทะเบียนผู้มาติดต่อและคณะผู้ติดตามได้

ยกตัวอย่าง ไซต์A เป็นพื้นที่ที่เปิดทำการให้เช่าพื้นที่สำนักงานสำหรับบริษัทต่างๆ ในพื้นที่ของไซต์Aจะสามารถเข้าได้เพียงเจ้าหน้าที่บุคลากรในพื้นที่ และเจ้าหน้าที่ของบริษัทต่างๆที่เข้ามาเช่าพื้นที่ โดยเข้าพื้นที่ผ่านระบบสมาชิกแบบเดิม แต่ในการเข้าพื้นที่ของบุคคลภายนอก จากเดิมที่ไซต์A ต้องให้บริษัทต่างๆกรอกรายละเอียดการลงทะเบียนเข้าพื้นที่ ในแบบฟอร์ม แล้วให้บริษัทฯนั้น นำแบบฟอร์ม มาให้กับส่วนงานจุดตรวจรักษาความปลอดภัย เมื่อคณะผู้มาติดต่อจากภายนอกมาถึง เจ้าหน้าที่จะให้แบบฟอร์มกับคณะผู้มาติดต่อพร้อมกับให้เข้ามาในพื้นที่ คณะผู้มาติดต่อต้องให้บริษัทฯที่ออกแบบฟอร์มเซ็นต์ยืนยันการเข้าใช้พื้นที่ แล้วคณะผู้มาติดต่อต้องนำแบบฟอร์ม มาให้กับเจ้าหน้าที่ในส่วนงานจุดตรวจรักษาความปลอดภัย ก่อนออกจากพื้นที่

แต่เมื่อ ไซต์A นำระบบIVMS มาใช้งาน ไซต์A ได้กำหนดผู้ใช้งานในระบบแยกเป็นบริษัทต่างๆ เมื่อมีการ Login เข้ามาใช้งานในระบบ บริษัทต่างๆจะแชร์ Linkแบบฟอร์ม ออกไปให้กับคณะบุคคลภายนอกที่จะลงทะเบียนเข้าพื้นที่ คณะผู้มาติดต่อเมื่อได้รับ Link กดLinkเข้าไปกรอกรายละเอียดการลงทะเบียนเสร็จเรียบร้อยแล้ว จะได้รับ QRcode นัดหมายเข้าพื้นที่ ให้คณะผู้ติดตามนำ QRcode ที่ได้รับ มาสแกนที่จุดตรวจรักษาความปลอดภัยก่อนเข้าพื้นที่ เจ้าหน้าที่เมื่อสแกน QRcode แล้วระบบจะแสดงข้อมูลต่างๆในการลงทะเบียนของคณะผู้มาติดต่อ เจ้าหน้าที่ทำการตรวจสอบความเรียบร้อย ก่อนที่จะให้เข้าพื้นที่จะมีการแจ้งให้นำ QRcode ไปสแกนกับบริษัทฯที่มาติดต่อด้วย บริษัทต่างๆในพื้นที่เมื่อคณะผู้มาติดต่อมาถึง จะสแกน QRcode ของคณะผู้มาติดต่อ เพื่อเป็นการยืนยันการเข้าใช้พื้นที่ จากนั้นแจ้งให้คณะผู้มาติดต่อนำ QRCode ไปสแกนที่จุดตรวจรักษาความปลอดภัยอีกครั้งหนึ่งก่อนออกจากพื้นที่ เมื่อเจ้าหน้าที่สแกนQRcode ระบจะแสดงข้อมูลต่างๆ เมื่อตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการพิมพ์ใบแบบฟอร์มพร้อมรายละเอียด ให้เจ้าหน้าที่ในส่วนงานรักษาความปลอดภัยเก็บไว้ ก่อนออกจากพื้นที่

การนำระบบIVMS มาใช้งานทำให้ ไซต์A ลดขั้นตอนการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องลงส่งผลให้กระบวนการมีความกระชับรวดเร็วขึ้น และยังลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ จากการลงบันทึกด้วยมือ และการนำส่งแบบฟอร์ม เพราะการใช้ระบบIVMSเป็นตัวช่วยจัดการข้อมูล จะได้ข้อมูลที่ ไม่สูญหายรวดเร็ว แม่นยำ และเป็นข้อมูลที่ถูกต้องจริงๆ สามารถดูรายงานข้อมูลนัดหมายย้อนหลัง โดยแบ่งตามเวลา หรือแยกรายบริษัทฯได้

นอกจากนี้หาก ไซต์A ต้องการประยุกต์หรืออัพเกรดระบบการใช้งานการเข้าพื้นที่ ยังรองรับการเชื่อมต่อระบบ เข้ากับ ระบบEVMS และ ระบบCPMS อีกด้วย